NRW
Geht am Eigenheim etwas kaputt, ist oft schnelles Handeln gefragt. Die Instandhaltungsrücklage dient als Puffer, damit die unvorhergesehenen Reparaturkosten nicht zur finanziellen Belastung werden. In Eigentümergemeinschaften ist die Bildung von Rücklagen sogar verpflichtend.
© Andrii Yalanskyi – stock.adobe.comDie Instandhaltungsrücklage ist ein finanzieller Puffer, mit dem Haus- und Wohnungseigentümer Reparaturen an ihrer Immobilie bezahlen. Eigentümer von Einfamilienhäusern können selbst entscheiden, ob sie entsprechende Rücklagen bilden und wie viel sie monatlich sparen. Bei Eigentümergemeinschaften hingegen sind meist monatliche Zahlungen in vorgegebener Höhe vereinbart. Sie sollen sicherstellen, dass bei notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum genügend finanzielle Mittel vorhanden sind. Die Instanhaltungsrücklage wird als Kapitalreserve angelegt und ist in der Regel teil des Hausgelds, welches auch für laufende Kosten verwendet wird.
Mit der angesammelten Instandhaltungsrücklage kann die Eigentümergemeinschaft dann Reparaturen, Instandhaltungs- und Modernisierungsarbeiten bezahlen. Zusätzlich können Eigentümer eigene Rücklagen für die Eigentumswohnung ansammeln.
Übrigens: Das Gesetz spricht seit 2020 von der Erhaltungsrücklage. Da der Begriff Intstandhaltungsrücklage geläufiger ist, werden wir überwiegend diesen verwenden.
Die Instandhaltungsrücklage ist für notwendige Reparaturen und Instandhaltungen am Gemeinschaftseigentum vorgesehen. Auch Modernisierungen können aus diesem Erhaltungsfonds bezahlt werden. Beispiele:
Die Eigentümergemeinschaft entscheidet per Mehrheitsbeschluss, ob und wann eine Maßnahme über die Instandhaltungsrückstellung finanziert wird.
Gut zu wissen: Wartungskosten sind Instandhaltungskosten, wenn sie der Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums dienen. Dann können sie aus der Rücklage entnommen werden. Sind sie aber als Betriebskosten umlegbar, geht das nicht.
Laut § 19 des Wohnungseigentümergesetzes (WEG) gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage zu den Pflichten einer Eigentümergemeinschaft. Damit ist die Erhaltungsrücklage im WEG vorgeschrieben. Nähere Angaben dazu, was als angemessen gilt, lassen sich aus dem Gesetz jedoch nicht ableiten.
Tipp: Welche anderen Pflichten es für Eigentümergemeinschaften gibt, erfahren Sie im Artikel „Eigentümergemeinschaft: Gemeinsam unter einem Dach“.
Die Höhe der Instandhaltungsrücklage wird von der Eigentümergemeinschaft festgelegt. Häufig macht die Hausverwaltung Vorschläge zur Höhe anhand des Wirtschaftsplans. Auch einige Formeln und Faustregeln bieten sich zur Berechnung an. Gesetzliche Vorgaben oder eine festgelegte Berechnungsmethode gibt es für freifinanzierte Wohnungen jedoch nicht. Grundsätzlich gilt: Je älter das Gebäude, umso höher die Rücklage.
Info: Die zweite Berechnungsverordnung (II. BV) schreibt für den sozialen Wohnungsbau Maximalwerte in Abhängigkeit vom Gebäudealter vor. Hier darf die Instandhaltungsrücklage z. B. für ein 30 Jahre altes Haus maximal neun Euro pro Quadratmeter und Jahr betragen (zehn Euro, wenn ein Aufzug vorhanden ist). Diese Werte dienen häufig als Anhaltspunkt für die Berechnung der eigenen Rücklagen für die Eigentumswohnung bzw. das Gemeinschaftseigentum.
Letztendlich hängt die tatsächliche Höhe der Instandhaltungsrücklage von mehreren Faktoren rund um die Immobilie ab:
Eigentümergemeinschaften können die Zahlungen zur Instandhaltungsrücklage zudem auf verschiedene Weise aufteilen. Üblich ist eine Kostenverteilung nach Miteigentumsanteilen (= Eigentümer von kleineren Wohnungen zahlen weniger als Besitzer von großen Einheiten).
Zu niedrig angesetzte Rücklagenzahlungen bewirken, dass bei anstehenden Reparaturen nicht genügend Kapital vorhanden ist. Meist wird dann eine Sonderumlage fällig, die jedoch Eigentümer in finanzielle Schwierigkeiten bringen kann. Zu hohe Rücklagen sind ebenfalls ärgerlich: Dadurch erhöhen sich die monatlichen Belastungen unnötig, zudem können Eigentümer die geleisteten Zahlungen nicht zurückfordern.
In beiden Fällen kann die Eigentümergemeinschaft eine Anpassung beschließen. Dies kann jeder Eigentümer per Antrag verlangen. Wie das geht und wann die Gemeinschaft beschlussfähig ist, können Sie im Artikel zur Eigentümergemeinschaft nachlesen.
Zur Berechnung der Instandhaltungsrücklage können Sie sich an verschiedenen Berechnungsmodellen orientieren.
Diese Berechnungsmethoden ergeben jeweils recht unterschiedliche Werte und können daher nur als Anhaltspunkt dienen. Beispiel: Für ein Einfamilienhaus mit 120 Quadratmeter Wohnfläche und 600 Quadratmeter Grundstück, errichtet 2020 für 1.600 €/m2 mit Grundstückskosten zu 200 €/m2, liegen die Ergebnisse jeweils bei:
Bei besonders kostenaufwändigen Maßnahmen kann es passieren, dass die vorhandenen Rücklagen die Kosten nicht abdecken. Dann kann die Eigentümergemeinschaft eine Sonderumlage beschließen, um einmalig die fehlenden Geldmittel aufzutreiben. Hier gilt:
Gut zu wissen: Wenn die erforderliche Mehrheit für eine Sonderumlage nicht zustande kommt, dann gibt es keinen wirksamen Beschluss. Dann muss niemand zahlen. Gegen den ablehnenden Beschluss muss dann Beschlussanfechtungsklage eingereicht werden.
In einer Eigentümergemeinschaft geht die Instandhaltungsrücklage bei Eigentümerwechsel auf den Käufer über. In der Regel erhöht sich der Kaufpreis um die vorhandene Rücklage. Käufer sollten vor dem Kauf unbedingt die Protokolle der vorangegangenen Eigentümerversammlungen einsehen. Prüfen Sie dabei:
Übrigens: Bis 2020 konnte man die Instandhaltungsrücklage vom Kaufpreis abziehen und so die Grunderwerbssteuer reduzieren. Daher war es wichtig, die Instandhaltungsrücklage im Kaufvertrag gesondert auszuweisen. Inzwischen ist dieses Verfahren nicht mehr möglich: Die Instandhaltungsrücklage mindert den Kaufpreis nicht und hat damit keine Auswirkungen auf die Höhe der Grunderwerbssteuer.
Für vermietete Objekte können Sie Kosten für Instandhaltungen als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Auf diese Weise lassen sich durch die Instandhaltungsrücklage Steuern sparen. Voraussetzung: Vermieter müssen nachweisen können, dass die Rücklagen im Veranlagungszeitraum für entsprechende Reparaturen verwendet wurde. Daher sind nur die tatsächlichen Instandhaltungskosten steuerlich absetzbar, nicht aber die Rücklage an sich.
Steuerlich absetzbar sind auch Material- und Lohnkosten für die Durchführung von Reparaturen in Eigenleistung. Insgesamt jährlich 6000,00 €. Bis zu 1200,00 € müssen durch die Hausverwaltung bescheinigt werden.
Eigentümer von selbstgenutzten Immobilien können die Instandhaltungsrücklage nicht von der Steuer absetzen.
Übrigens: Zinseinnahmen aus der Instandhaltungsrücklage gelten als Einnahmen aus Kapitalvermögen – auch, wenn sie in die Rücklagen fließen und nicht ausgezahlt werden. Eigentümer müssen auf diese Erträge Steuern zahlen.
Tipp: Als Wohneigentümer können Sie auf verschiedene Weise Steuern sparen und so Ihre monatlichen Belastungen reduzieren. Hilfreiche Tipps erhalten Sie bei unserer Steuerberatung, die für Mitglieder im Verband Wohneigentum NRW kostenlos ist.
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Die Kosten für Instandhaltungen sind nicht umlagefähig. Vermieter können daher die Instandhaltungsrücklage nicht auf die Mieter umlegen. Das gilt sowohl für die regelmäßigen Zahlungen übers Hausgeld als auch für Sonderumlagen.
