Instandhaltungsrücklage: Für Reparaturen vorsorgen

Die Instandhaltungsrücklage ist ein finanzieller Puffer, mit dem Haus- und Wohnungseigentümer Reparaturen an ihrer Immobilie bezahlen. Eigentümer von Einfamilienhäusern können selbst entscheiden, ob sie entsprechende Rücklagen bilden und wie viel sie monatlich sparen. Bei Eigentümergemeinschaften hingegen sind meist monatliche Zahlungen in vorgegebener Höhe vereinbart. Sie sollen sicherstellen, dass bei notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum genügend finanzielle Mittel vorhanden sind. Die Instanhaltungsrücklage wird als Kapitalreserve angelegt und ist in der Regel teil des Hausgelds, welches auch für laufende Kosten verwendet wird.

Mit der angesammelten Instandhaltungsrücklage kann die Eigentümergemeinschaft dann Reparaturen, Instandhaltungs- und Modernisierungsarbeiten bezahlen. Zusätzlich können Eigentümer eigene Rücklagen für die Eigentumswohnung ansammeln.

Die Instandhaltungsrücklage ist für notwendige Reparaturen und Instandhaltungen am Gemeinschaftseigentum vorgesehen. Auch Modernisierungen können aus diesem Erhaltungsfonds bezahlt werden. Beispiele:

• Neuanstrich im Treppenhaus und in anderen Gemeinschaftsräumen
• Austausch der Heizanlage
• Dachsanierung
• Fassadendämmung
• Austausch der Fenster
• Erneuerung der Elektrik
• Aufzugsreparatur

Die Eigentümergemeinschaft entscheidet per Mehrheitsbeschluss, ob und wann eine Maßnahme über die Instandhaltungsrückstellung finanziert wird.

Laut § 19 des Wohnungseigentümergesetzes (WEG) gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage zu den Pflichten einer Eigentümergemeinschaft. Damit ist die Erhaltungsrücklage im WEG vorgeschrieben. Nähere Angaben dazu, was als angemessen gilt, lassen sich aus dem Gesetz jedoch nicht ableiten.

Die Höhe der Instandhaltungsrücklage wird von der Eigentümergemeinschaft festgelegt. Häufig macht die Hausverwaltung Vorschläge zur Höhe anhand des Wirtschaftsplans. Auch einige Formeln und Faustregeln bieten sich zur Berechnung an. Gesetzliche Vorgaben oder eine festgelegte Berechnungsmethode gibt es für freifinanzierte Wohnungen jedoch nicht. Grundsätzlich gilt: Je älter das Gebäude, umso höher die Rücklage.

Letztendlich hängt die tatsächliche Höhe der Instandhaltungsrücklage von mehreren Faktoren rund um die Immobilie ab:

• Gebäudealter: In den meisten Fällen ist die Instandhaltungsrücklage im Altbau höher als im Neubau.
• Zustand: Lang aufgeschobene Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen können eine höhere Umlage erfordern.
• Größe: Meist gehen mit großer Wohnfläche höhere Rücklagen einher.
• Ausstattung: z. B. höhere Kosten für eine Immobilie mit Aufzug und Tiefgarage.
• Lage: Potenzielle Gefahren, die auf das Gebäude einwirken können (z. B. Überschwemmungen), machen bauliche Schutzmaßnahmen erforderlich.

Eigentümergemeinschaften können die Zahlungen zur Instandhaltungsrücklage zudem auf verschiedene Weise aufteilen. Üblich ist eine Kostenverteilung nach Miteigentumsanteilen (= Eigentümer von kleineren Wohnungen zahlen weniger als Besitzer von großen Einheiten).

Bei besonders kostenaufwändigen Maßnahmen kann es passieren, dass die vorhandenen Rücklagen die Kosten nicht abdecken. Dann kann die Eigentümergemeinschaft eine Sonderumlage beschließen, um einmalig die fehlenden Geldmittel aufzutreiben. Hier gilt:

• Eine Sonderumlage braucht einen Mehrheitsbeschluss. Bei einfachen Reparaturen und Instandhaltungen reicht eine einfache Mehrheit aus; bei kostspieligen Modernisierungen sind die Anforderungen höher. Diese reichen von Einstimmigkeit bis hin zu doppelt qualifizierter Mehrheit und hängen z. B. davon ab, wie sehr die Maßnahme in die Bausubstanz eingreift. Auch die Teilungserklärung ist maßgeblich – hier kann Abweichendes geregelt werden.
• Wenn sich die Eigentümerversammlung mit der erforderlichen Mehrheit für die Sonderumlage entscheidet, sind alle Eigentümer zur Zahlung verpflichtet.
• Für die Umlage gibt es keine Maximalhöhe. Allerdings dürfen die Baukosten nicht unverhältnismäßig sein und müssen sich nach angemessener Zeit amortisieren.
• Auch die Sonderumlage ist zweckgebunden: Sie darf nur für die ursprünglich vorgesehene Verwendung dienen.

In einer Eigentümergemeinschaft geht die Instandhaltungsrücklage bei Eigentümerwechsel auf den Käufer über. In der Regel erhöht sich der Kaufpreis um die vorhandene Rücklage. Käufer sollten vor dem Kauf unbedingt die Protokolle der vorangegangenen Eigentümerversammlungen einsehen. Prüfen Sie dabei:

• welche Maßnahmen in letzter Zeit durchgeführt wurden
• welche Erhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen geplant sind
• ob in der Vergangenheit regelmäßig Sonderumlagen erforderlich waren

Übrigens: Bis 2020 konnte man die Instandhaltungsrücklage vom Kaufpreis abziehen und so die Grunderwerbssteuer reduzieren. Daher war es wichtig, die Instandhaltungsrücklage im Kaufvertrag gesondert auszuweisen. Inzwischen ist dieses Verfahren nicht mehr möglich: Die Instandhaltungsrücklage mindert den Kaufpreis nicht und hat damit keine Auswirkungen auf die Höhe der Grunderwerbssteuer.

Für vermietete Objekte können Sie Kosten für Instandhaltungen als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Auf diese Weise lassen sich durch die Instandhaltungsrücklage Steuern sparen. Voraussetzung: Vermieter müssen nachweisen können, dass die Rücklagen im Veranlagungszeitraum für entsprechende Reparaturen verwendet wurde. Daher sind nur die tatsächlichen Instandhaltungskosten steuerlich absetzbar, nicht aber die Rücklage an sich.

Steuerlich absetzbar sind auch Material- und Lohnkosten für die Durchführung von Reparaturen in Eigenleistung. Insgesamt jährlich 6000,00 €. Bis zu 1200,00 € müssen durch die Hausverwaltung bescheinigt werden.

Eigentümer von selbstgenutzten Immobilien können die Instandhaltungsrücklage nicht von der Steuer absetzen.

Übrigens: Zinseinnahmen aus der Instandhaltungsrücklage gelten als Einnahmen aus Kapitalvermögen – auch, wenn sie in die Rücklagen fließen und nicht ausgezahlt werden. Eigentümer müssen auf diese Erträge Steuern zahlen.

Die Kosten für Instandhaltungen sind nicht umlagefähig. Vermieter können daher die Instandhaltungsrücklage nicht auf die Mieter umlegen. Das gilt sowohl für die regelmäßigen Zahlungen übers Hausgeld als auch für Sonderumlagen.