Heizkostenpauschale: Wann darf ich Heizkosten pauschal abrechnen?

Die pauschale Abrechnung von Heizkosten ist ein Sonderfall, der nur in bestimmten Konstellationen zulässig ist. Eine Liste hält § 11 der Heizkostenverordnung bereit. Die Heizkostenpauschale ist demnach unter anderem möglich bei:

• vermieteten Einfamilienhäusern
• Gebäuden, die überwiegend mit Solaranlagen oder Wärmerückgewinnungsanlagen beheizt werden
• Häusern, in denen die Verbrauchserfassung unwirtschaftlich (keine Amortisation der Anschaffungskosten durch Einsparungen innerhalb von 10 Jahren) oder technisch unmöglich ist
• Passivhäusern mit einem jährlichen Energiebedarf von weniger als 15 kWh/m2 (Vorsicht: Warmwasser muss trotzdem verbrauchsabhängig abgerechnet werden)

Zudem gelten gesonderte Vorgaben bei einer vermieteten Einliegerwohnung: Hier dürfen Sie mit Ihren Mietern vertraglich vereinbaren, dass die Heizkosten über eine Pauschale abgedeckt sind. Fehlt eine solche Vereinbarung, müssen Sie allerdings auch hier verbrauchsabhängig abrechnen.

In allen anderen Fällen schreibt die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung der Heizkosten vor. Details, Tipps und Beispiele finden Sie im Artikel zur Heizkostenabrechnung für Vermieter.

Auch hier gilt: Eine Heizkostenpauschale ist nur in den oben genannten Ausnahmen erlaubt. Wenn keine oder defekte Zähler installiert sind, gilt ansonsten dennoch die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung. Sie dürfen dann jedoch die Verbrauchswerte ausnahmsweise schätzen.

Besteht keine Pflicht zur Verbrauchserfassung, können Sie die Umlagemethode selbst bestimmen. Möglich sind:

1. Pauschale: Sie vereinbaren im Mietvertrag eine Heizkostenpauschale (Pauschalbetrag für Heizkosten, zusätzlich zur Kaltmiete und ggf. weiteren Betriebskosten) oder eine Bruttowarmmiete (umfasst Kaltmiete, Betriebskosten und Heizkosten). Mehr Infos rund um die Pauschale – z. B. zu Berechnung, Erhöhung und Mietvertrag – finden Sie im Artikel zur Nebenkostenpauschale.
2. Umlage nach Wohnfläche oder einem anderen Umlageschlüssel: Sie können die gesamten Heizkosten unabhängig vom individuellen Verbrauch auf Ihre Mieter aufteilen. Beispiele für die Berechnung finden Sie im Artikel „Verteilerschlüssel für Nebenkosten“.

Bei der pauschalen Umlage der Heizkosten pro Quadratmeter gehen Sie folgendermaßen vor:

• Ermitteln Sie zunächst die Gesamtheizkosten für das Gebäude.
• Teilen Sie den Betrag durch die Gesamtwohnfläche des Hauses. Daraus ergeben sich die Kosten pro Quadratmeter.
• Multiplizieren Sie das Ergebnis mit der Wohnfläche der einzelnen Wohnungen. So erhalten Sie die Heizkosten pro Wohneinheit.

Wenn Ihr vermietetes Gebäude in den Geltungsbereich der Heizkostenverordnung fällt, sind abweichende Vereinbarungen im Mietvertrag unwirksam. Konsequenzen ergeben sich jedoch erst, wenn Sie oder Ihre Mieter aktiv werden. Eine unwirksame Heizkostenpauschale würde im Streitfall automatisch in eine Heizkostenvorauszahlung umgewandelt. Damit gilt:

• Mieter haben das Recht auf eine jährliche Heizkostenabrechnung. Diese können sie notfalls sogar einklagen.
• Den Mietern steht in der Regel das Kürzungsrecht von 15 % zu, solange Sie die Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abrechnen.
• Auch wenn Ihr Mieter keine verbrauchsabhängige Abrechnung verlangt, dürfen Sie diese erstellen und ggf. Nachzahlungen fordern – allerdings nicht rückwirkend.
• Die einseitige Umstellung von Pauschale zu Vorauszahlung müssen Sie daher für den kommenden Abrechnungszeitraum ankündigen.

Bezüglich der Höhe gilt zunächst: Pauschale = Vorauszahlung. Die künftigen Vorauszahlungen dürfen Sie erst erhöhen, wenn eine Heizkostenabrechnung vorliegt und dies begründet.