Grundsätzlich gilt: Bei einer Vermietung können Sie Steuern sparen, indem Sie möglichst viele Ausgaben als Werbungskosten absetzen. Je mehr Aufwendungen Sie geltend machen, umso mehr bleibt Ihnen von den Mieteinnahmen.

Tipp: Neben den großen Summen für Anschaffung und Sanierung zählen auch kleinere Beträge, etwa für Gartenpflege, Reparaturen und die Anschaffung von Arbeitsmitteln. Was alles zu den Werbungskosten gehört und wie Sie diese steuerlich geltend machen, erfahren Sie im Artikel „Werbungskosten bei Vermietung“. Eine übersichtliche Liste der abzugsfähigen Werbungskosten haben wir zudem als Checkliste zusammengestellt.

Wichtiger Vorteil: Ausgaben für die Vermietung werden auch mit anderen Einkünften verrechnet – z. B. mit dem Arbeitslohn oder der Rente. Höhere Ausgaben für das Mietobjekt können daher die Steuerprogression verhindern und Ihre Steuerlast deutlich senken – mitunter sogar auf Null.
 

Im Folgenden finden Sie einige Anregungen, wie Sie vermieten und dabei Steuern sparen können. Beachten Sie aber: Die letztendlichen Steuervorteile hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab und lassen sich kaum verallgemeinert darstellen. Individuelle Tipps erhalten beim Steuerberater oder in der – für Mitglieder kostenlosen – Steuerberatung beim Verband Wohneigentum NRW.

Eine sorgfältige Dokumentation erspart Ihnen zum einen Arbeit bei der Steuererklärung. Zum anderen haben Sie dadurch die nötigen Nachweise für den Fall, dass das Finanzamt nachfragt und Ihre Angaben überprüfen möchte.

Neben klassischen Belegen wie einer Handwerkerrechnung oder Kassenzetteln ist auch die eigene Dokumentation hilfreich. Notieren sollten Sie alle Tätigkeiten, die Sie rund um die Vermietung ausführen, z. B.:

• Datum, Dauer und Anlass von Besprechungen mit Ihren Mietern
• Fahrten zum Mietobjekt: Anlass, Datum, gefahrene Kilometer, Start und Ziel
• Fahrten zu anderen Orten, z. B. Baumarkt, Bank, Möbelhaus, Notar
• Mietersuche, z. B. Inserate (auch kostenlose), Aushänge
• Datum, Dauer und Art von eigenen Verwaltungstätigkeiten

Belege sollten Sie mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören auch andere Dokumente wie Mietverträge, Kontoauszüge und Nebenkostenabrechnungen.
 

Für jeden Tag, den Sie von zu Hause aus Ihre Mietobjekte verwalten, können Sie die Homeoffice-Pauschale nutzen. Pro Arbeitstag sind dann 6 Euro absetzbar. Eine Vorgabe zur Mindestarbeitszeit gibt es zwar nicht, doch einige andere Bedingungen gelten:

• Maximal 210 Tage im Jahr: Die Vorgabe gilt pro Kopf, nicht pro Tätigkeit. Wenn Sie z. B. schon als Arbeitnehmer 210 Tage pro Jahr im Homeoffice sind, können Sie keine weiteren Homeoffice-Tage als Vermieter angeben.
• Nur möglich, wenn Sie kein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen.

Zur Sicherheit sollten Sie dokumentieren, welche Vermieter-Aufgaben Sie wann aus dem Homeoffice erledigt haben. So können Sie die angegebenen Tage dem Finanzamt im Falle einer Prüfung nachweisen.

In selbstbewohnten Immobilien mit vermieteter Wohneinheit lohnt es sich, bei einem Darlehen genau zu trennen: Vorhandenes Eigenkapital ordnen Sie dem selbstgenutzten Teil zu, sodass Sie für die vermietete Einheit die Zinsen in voller Höhe geltend machen können. Das betrifft:

• Baumaßnahmen, die das gesamte Gebäude betreffen
• Kauf mit Eigenkapital
• Erwerb durch Teilschenkung oder Erbschaft (z. B. wenn Sie und Ihr Bruder von Ihren Eltern eine Immobilie geschenkt/vererbt bekommen; eine Hälfte erhalten Sie kostenlos, die andere kaufen Sie Ihrem Bruder ab)

Die Trennung sollten Sie dabei strikt durchziehen, z. B. mit separaten Konten, Verträgen und Rechnungen. So können Sie die steuergünstige Aufteilung dem Finanzamt gegenüber vertreten.

Regulär beträgt der Abschreibungszeitraum bei Bestandsgebäuden – je nach Baujahr – zwischen 33 und 50 Jahre (siehe auch: „Anschaffungskosten von der Steuer absetzen“) Das bedeutet: Um den Kaufpreis in voller Höhe absetzen zu können, müssen Sie die Immobilie bis zu 50 Jahre lang behalten und vermieten.

Bei älteren Immobilien können Sie allerdings eine kürzere Restnutzungsdauer nachweisen (z. B. mit einem Gutachten). Genau genommen setzen Sie dann darauf, dass Sie Ihr Gebäude aufgrund von Mängeln keine 40 oder 50 Jahre mehr nutzen können. Dadurch erhöht sich die jährliche Abschreibungsquote.

Der Nachweis kann gelingen, wenn wesentliche Bestandteile veraltet sind und nicht mehr modernisiert werden. Dazu zählen unter anderem:

• Gebäudetechnik
• tragende Bauteile wie Fundament und Außenwände
• Dachkonstruktion

Für eine optimale Steuerersparnis sollten Sie das Gutachten bereits im Anschaffungsjahr beauftragen. Haben Sie das versäumt, können Sie den Nachweis der verkürzten Nutzungsdauer aber auch nachträglich erbringen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann dies rückwirkend die Abschreibung erhöhen (= Steuerrückzahlung an Sie). Ansonsten gilt die höhere Abschreibung für die Zukunft – übrigens auch für nachträgliche Herstellungskosten.

Vorsicht: Der höhere Abschreibungssatz gilt nur für den Immobilienwert abzüglich bereits getätigter Abschreibungen. Vergeht zu viel Zeit zwischen dem Erwerb und dem Nachweis, entfällt der Steuervorteil. Unter Umständen kann die Neuberechnung sogar nachteilig für Sie sein, daher sollten Sie vorab nachrechnen. Die Finanzverwaltung NRW erklärt auf ihrer Internetseite anschaulich, wie Sie die jährliche Steuerersparnis durch die Absetzung für Abnutzung (AfA) für ein Vermietungsobjekt ermitteln.

Übrigens: Auch bestimmte Schäden (z. B. durch Feuer oder Sturm) wirken sich auf die Abschreibung aus: Sie zählen als außergewöhnliche Abnutzung, die Sie steuerlich geltend machen können. Im Jahr des Schadens dürfen Sie dann einen höheren Anteil abschreiben; dies verringert allerdings die Abschreibung in allen Folgejahren.

Die Vereinfachungsregel betrifft Maßnahmen, die eigentlich als Herstellungsaufwand gelten und damit über die Restnutzungsdauer abzuschreiben sind. Betragen die Kosten für Einzelmaßnahmen jedoch höchstens 4.000 Euro netto, können Sie die Vereinfachungsregel anwenden und die Kosten sofort von der Steuer absetzen. Daher lohnt es sich, den Rechnungsbetrag im Blick zu halten und ggf. die Arbeiten aufzuteilen.

Das betrifft z. B.:

• Einbau von Sauna, Kamin oder Alarmanlage
• Markisenanbau
• Ausbau des Dachgeschosses

Instandhaltungskosten können Sie normalerweise sofort als Werbungskosten absetzen. Bei kostenintensiven Erhaltungsmaßnahmen haben Sie allerdings die Möglichkeit, diese stattdessen über zwei bis fünf Jahre geltend zu machen.

Das lohnt sich, sobald Ihre Einkünfte nach Abzug der Werbungskosten im Jahr der Maßnahme unter den Steuerfreibetrag (2026 bei 12.348 Euro) sinken. Ab dieser Grenze haben weitere Ausgaben keinen steuerlichen Effekt mehr und verfallen (außer wenn Ihre Kosten so hoch waren, dass Sie einen Verlust machen; diesen können Sie ins nächste Steuerjahr mitnehmen).

Die Aufteilung können Sie in der Anlage V der Steuererklärung direkt vornehmen. Auf wie viele Jahre Sie die Kosten aufteilen, ist Ihnen überlassen (maximal fünf).

Gut zu wissen: Aufgeteilte Instandhaltungskosten verfallen nicht, wenn Sie zwischenzeitlich die Vermietertätigkeit aufgeben oder das Haus verkaufen. Sie können dann im letzten Vermietungsjahr die bisher nicht berücksichtigten Ausgaben auf einmal abziehen.

Innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung zählen Erhaltungsaufwendungen als „nachträgliche Herstellungskosten“, wenn die Gesamtsumme aller Maßnahmen mehr als 15 % des Kaufpreises beträgt. Diese Grenze ist mit einer (Teil-)Sanierung schnell erreicht, denn betroffen sind unter anderem Fenstertausch, Heizungstausch und Dachsanierung.

Dann müssen Sie die Kosten zum Kaufpreis zählen und über die Gebäude-AfA abschreiben. Ein sofortiger Steuerabzug als Werbungskosten ist nicht möglich. Deshalb lohnt es sich, aufschiebbare Arbeiten erst nach Ablauf der drei Jahre anzugehen.

Vorsicht: Sollten Ihre Erhaltungsaufwendungen innerhalb der 3-Jahres-Frist die 15-%-Grenze übersteigen, wirkt die obige Regel auch rückwirkend. Daraus kann sich eine Steuernachzahlung ergeben.

Im Kaufvertrag sollten Sie auf eine angemessene Aufteilung zwischen Grundstück und Gebäude achten. Denn nur die Anschaffung des Gebäudes ist steuerlich absetzbar. Je niedriger der Grundstücksanteil, umso höher ist die Steuerersparnis. Deshalb lohnt es sich, genau nachzurechnen. Hilfreich sind:

• unverbindliche Arbeitshilfe des Bundesfinanzministeriums
• Bodenrichtwerte, zu finden im Online-Portal der Gutachterausschüsse
• Gutachten

Anhand dieser Quellen können Sie Ihre Aufteilung auch dem Finanzamt gegenüber begründen. Die ist übrigens auch für die absetzbaren Kaufnebenkosten (z. B. Grunderwerbsteuer, Grundbuchkosten, Notargebühren) relevant.

Werbungskosten können Sie als Vermieter schon absetzen, bevor Sie die ersten Mieteinnahmen haben – auch, wenn Ihre Pläne scheitern und Sie gar keine Einnahmen erzielen. Im Zweifelsfall müssen Sie nur nachweisen, dass Sie eine Vermietung tatsächlich beabsichtigen. Das gelingt z. B. über Inserate oder einen Maklerauftrag.

Absetzbar sind übrigens auch:

• Fahrtkosten für die Besichtigung von Kaufobjekten, auch für Immobilien, die Sie letztendlich nicht kaufen (als Anschaffungskosten über die Gebäude-AfA)
• Kosten für Annoncen, wenn Sie aktiv ein Kaufobjekt suchen (ebenfalls Gebäude-AfA)
• Fahrtkosten für Besichtigungstermine mit Mietinteressenten

Tipp: Wenn Sie zusätzlich selbstgenutztes Wohneigentum besitzen, können Sie auch damit Steuern sparen. Unsere Steuertipps für Eigentümer verraten Ihnen, welche Ausgaben Sie geltend machen können.

Eine Steuererklärung kann bei Vermietung schnell komplex werden. Um im Falle einer Steuerprüfung keine unangenehmen Überraschungen zu erleben, sollten Sie Angaben genau prüfen und sorgfältig nachrechnen. Häufige Fehler betreffen:

Werbungskosten sind nur für vermietete Gebäudeteile abziehbar. In Immobilien mit einer gemischten Nutzung müssen Sie Gesamtkosten nach Nutzfläche aufteilen. Das gilt z. B., wenn Sie zusätzlich zur Mieteinheit im selben Gebäude einen oder mehrere Räume

• selbst bewohnen
• Angehörigen unentgeltlich überlassen
• zu beruflichen Zwecken nutzen (z. B. als Arbeitszimmer)

Beispiel: In Ihrem selbstbewohnten Haus mit insgesamt 160 m2 vermieten Sie eine Wohnung mit 40 m2 (= 25 % der Gesamtfläche). Für Arbeiten in Haus und Garten schaffen Sie einen Hochdruckreiniger für 200 € an. Lediglich 25 % davon, also 50 €, können Sie als Werbungskosten geltend machen.

Während gesetzliche Vorgaben die Miethöhe nach oben begrenzen, haben Sie nach unten alle Freiheit: Bei einer Vermietung an Angehörige können Sie somit auch eine sehr niedrige Miete festlegen. Aus steuerlicher Sicht kann eine verbilligte Miete jedoch problematisch werden. Finanzämter arbeiten mit zwei Grenzen:

• Warmmiete beträgt weniger als 50 % des ortsüblichen Mietniveaus: Die Vermietung gilt als teilentgeltlich, womit Sie Ihre Werbungskosten nur noch anteilig abziehen dürfen. Rechenbeispiel: Ihre Warmmiete beträgt 45 % des örtlichen Mietspiegels; Sie dürfen nur 45 % Ihrer Werbungskosten geltend machen.
• Warmmiete beträgt mehr als 50 %, aber weniger als 66 % des Mietspiegels: Ihre Gewinnabsichten müssen Sie mit einer Überschussprognose (voraussichtliche Ausgaben und Einnahmen über meist 30 Jahre) nachweisen. Wenn dies gelingt, dürfen Sie Werbungskosten in voller Höhe geltend machen.

Auch ein Mietvertrag sowie tatsächliche Mietzahlungen sind erforderlich, damit Sie das Mietverhältnis im Zweifelsfall dem Finanzamt gegenüber nachweisen können.

Dass ein Mietobjekt in der ersten Zeit Verluste macht, ist recht üblich und wird steuerlich meist anerkannt. Bei andauernden oder sehr hohen Verlusten (und damit einhergehenden Steuervorteilen) werden die Finanzämter jedoch misstrauisch.

Wenn Sie mit der Immobilie aus Behördensicht keinen Gewinn erzielen möchten oder können (laut Überschussprognose), zählt diese als Liebhaberei. Ihre Ausgaben können Sie dann steuerlich nicht mehr geltend machen. Im schlimmsten Fall werden Ihre Steuerbescheide nachträglich angepasst, wodurch Nachzahlungen drohen.