Nebenkostenabrechnung: Verjährung der Ansprüche und Forderungen

Für Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung gilt gemäß § 195 BGB die gesetzliche Verjährung nach drei Jahren. Diese Verjährungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entstanden sind: Sie beginnt am 1. Januar des Folgejahres und dauert regulär drei Kalenderjahre.

Das bedeutet: Die Verjährung der Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung hängt davon ab, wann Ansprüche auf Zahlungen entstehen. Diese entstehen entweder

• an dem Tag, an dem der Mieter eine formal korrekte und fristgerechte Nebenkostenabrechnung erhält oder
• an dem Tag, an dem der Vermieter die Abrechnungsfrist verstreichen lässt, weil er keine oder nur eine formal fehlerhafte Betriebskostenabrechnung erstellt hat.

Aber: Für Vermieter gilt dies nur, wenn sie ihre Ansprüche mit einer Nebenkostenabrechnung geltend machen. Diese muss formal fehlerfrei sein und dem Mieter fristgerecht innerhalb von einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Ohne eine gültige Betriebskostenabrechnung entstehen auf der Vermieterseite keine Ansprüche auf Nachzahlungen. Dementsprechend ist die dreijährige Verjährungsfrist irrelevant, wenn Sie als Vermieter keine fristgerechte Nebenkostenabrechnung erstellt haben.

Rückzahlungs-Forderungen müssen Vermieter aber auch ohne Nebenkostenabrechnung innerhalb der dreijährigen Verjährung akzeptieren. Ist die Verjährungsfrist verstrichen, müssen Vermieter keine neuen Rückzahlungs-Forderungen mehr fürchten.

Beispiel für einen Abrechnungszeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 (= Kalenderjahr)

• Die reguläre Abrechnungsfrist endet am 31.12.2026. Bis zu diesem Tag müssen Sie Ihrem Mieter eine gültige Nebenkostenabrechnung zukommen lassen.
• Für die Verjährung macht es keinen Unterschied, ob Sie die Abrechnung im Mai, September oder Dezember verschicken. Die Verjährungsfrist beginnt immer am 01.01.2027 und endet am 31.12.2029.
• Ansprüche können Vermieter (bei Vorliegen einer gültigen Nebenkostenabrechnung) und Mieter also noch bis zum 31.12.2029 durchsetzen.

Beispiel für einen Abrechnungszeitraum vom 01.05.2025 bis 30.04.2026

Bei einer Abrechnungsperiode über den Jahreswechsel kann sich der Zeitpunkt der Nebenkostenabrechnung auf die Verjährung auswirken:

• Als Vermieter haben Sie vom 01.05.2026 bis zum 30.04.2027 Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. (Fällt der 30.04. auf einen Sonntag/Feiertag, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag. Betrifft auch das Ende der Verjährungsfrist.)
• Wenn Sie früh dran sind und eine fehlerfreie Abrechnung bereits 2026 erstellen, beginnt die Verjährungsfrist am 01.01.2027. Ansprüche verjähren demnach am 31.12.2029.
• Wenn Sie sich Zeit lassen und die Abrechnung erst Anfang 2027 erstellen, beginnt die Verjährungsfrist ein Jahr später: am 01.01.2028. Gleiches gilt, wenn Sie gar keine Abrechnung erstellen. Ansprüche verjähren dann erst am 31.12.2030.

Eine gesonderte Regelung gilt, wenn der Fristablauf auf einen Sonn- oder Feiertag fällt: Die Verjährung tritt dann erst am darauffolgenden Werktag ein.

Wenn die Verjährung der Ansprüche aus der der Nebenkostenabrechnung eintritt, bedeutet das:

• Vermieter können die Auszahlung eines Guthabens verweigern.
• Vermieter verlieren ihren Anspruch auf Nachzahlung.
• Vermieter müssen keine Nebenkostenabrechnung mehr erstellen, auch wenn der Mieter dies verlangt.

Gut zu wissen: Beide Parteien müssen die Verjährung ggf. aktiv durchsetzen. Denn auch nach Ablauf der Verjährungsfrist kann eine Seite die Zahlung von Guthaben bzw. Nachforderungen verlangen. Vermieter wie Mieter müssen sich dann auf die Verjährung berufen, um die Forderung zurückzuweisen.

Wenn Ihr Mieter gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegt, sind zwei Szenarien möglich:

1. Hemmung: Ein Widerspruch kann die Verjährung hemmen – also vorübergehend pausieren und um die verstrichene Zeit verlängern. Eine Hemmung tritt bereits ein, wenn Sie mit Ihrem Mieter über die Nebenkostenabrechnung verhandeln. Eine anwaltliche oder gerichtliche Beteiligung ist dafür nicht erforderlich.
2. Neubeginn: Kommt es in Zuge der Verhandlungen anschließend zu einer Einigung, beginnt die Verjährungsfrist von Neuem.

Voraussetzung in beiden Fällen: Die Verjährungsfrist muss bereits begonnen haben. Wenn Sie z. B. eine Mietnebenkostenabrechnung im Januar zustellen und die Verjährungsfrist erst zum folgenden Jahreswechsel beginnt, haben Verhandlungen und andere Aktionen in der Zwischenzeit keine Auswirkungen darauf.

Sobald Sie mit Ihrem Mieter über eine Nebenkostenabrechnung diskutieren, liegt strenggenommen eine Verhandlung vor. Diese hemmt die Verjährungsfrist tagesgenau. Wichtiges Kriterium: Bei der Verhandlung wird keine Einigung erzielt – ansonsten tritt statt Hemmung ein Neubeginn der Verjährung ein.

Die Hemmung endet, wenn eine der Parteien nicht mehr reagiert oder explizit weitere Verhandlungen ablehnt. Frühestens jedoch darf die Verjährung drei Monate nach dem Ende der Verhandlungen eintreten.

Beispiel: Für einen Abrechnungszeitraum, der dem Kalenderjahr 2025 entspricht:

• Sie lassen Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung fristgerecht bis zum 31.12.2026 zukommen. Ihr Anspruch auf die Nachzahlung in Höhe von 400 Euro verjährt regulär am 31.12.2029.
• Ihr Mieter reagiert nicht auf die Abrechnung. Dass er die Nachzahlung nicht geleistet hat, entdecken Sie erst Jahre später, am 30.11.2029. Sie fordern ihn am selben Tag schriftlich zur Zahlung auf.
• Der Mieter weigert sich, es kommt im weiteren Verlauf zu einem schriftlichen Meinungsaustausch über mehrere Wochen hinweg.
• Am 10.01.2030 weist Ihr Mieter Ihre Forderung mit dem Einwand der Verjährung (trat regulär am 31.12.2029 ein) zurück. Zudem lehnt er weitere Verhandlungen ab.
• Die Verhandlungen über insgesamt 42 Tage haben jedoch die Verjährung gehemmt und um denselben Zeitraum verlängert – theoretisch also bis zum 11.02.2030. Außerdem greift die Sonderregelung, dass eine Verjährung frühestens drei Monate nach Verhandlungsende eintreten darf: Tatsächlich verjährt Ihr Anspruch also am 10.04.2030.
• Bis diesem Tag können Sie nun z. B. Klage einreichen, um Ihren Anspruch durchzusetzen. Die Klageerhebung löst dann erneut eine Hemmung der Verjährung aus.

Weitere Gründe für eine Hemmung sind unter anderem:

• Klageerhebung
• Antrag auf ein gerichtliches Mahnverfahren
• Antrag auf selbstständiges Beweisverfahren

Hier verlängert sich die Hemmung grundsätzlich um 6 Monate über das Ende des Verfahrens hinaus. Das gilt auch, wenn z. B. Klage erhoben wird, dann jedoch keine weitere Aktion erfolgt. Eine vollstreckbare Entscheidung ergibt sich hier (noch) nicht; andernfalls käme es zu einem Neubeginn.

Der Neubeginn unterscheidet sich von der Hemmung dadurch, dass Mieter oder Vermieter eine Forderung anerkennen. Auch eine gerichtliche Vollstreckungshandlung (z. B. Zwangsvollstreckung, Zwangsgeld) führt zu einem Neubeginn. Für die betroffene Forderung beginnt dann tagesgenau die dreijährige Verjährungsfrist von Neuem.

Beispiel: Für einen Abrechnungszeitraum, der dem Kalenderjahr 2025 entspricht:

• Sie fordern von Ihrem Mieter eine Nebenkostennachzahlung in Höhe von 300 Euro am 15.12.2026. Die reguläre Verjährungsfrist endet am 31.12.2029.
• Ihr Mieter widerspricht der Abrechnung am 10.03.2027 und Sie verhandeln in der Folge über insgesamt vier Monate bzw. 122 Tage, ehe Sie sich auf einen niedrigeren Betrag einigen.
• Am 10.07.2027 erhalten Sie folglich von Ihrem Mieter ein Schreiben, in dem er eine Nachzahlung in Höhe von 250 Euro anerkennt.
• Für diesen Betrag beginnt am Folgetag die Verjährung von Neuem – sie läuft am 10.07.2030 ab, also rund ein halbes Jahr später als regulär. Falls Ihr Mieter trotz Anerkenntnis diese Nebenkosten nicht bezahlt, können Sie Ihren Anspruch auf diesen Betrag bis zu diesem Datum geltend machen.

Als Vermieter können Sie auch selbst dafür sorgen, dass die Verjährungsfrist vorübergehend ausgesetzt wird bzw. neu beginnt. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten offen:

1. ein gerichtliches Mahnverfahren
2. eine Klage

Sobald Mahnverfahren bzw. Klage bei Gericht anhängig sind – d. h., sobald der entsprechende Antrag beim Gericht eingegangen ist –, wird die Verjährungsfrist unterbrochen. Für Vermieter schneller und kostengünstiger ist in jedem Fall das Mahnverfahren: Hier entsteht Ihnen im Vergleich zur Klage lediglich ein Drittel an Gerichtsgebühren.

Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens

1. Das Justizportal NRW bietet Hinweise und den Link zum Online-Antrag. Analoge Formulare finden Sie im Bürofachhandel.
2. Sobald der Antrag bei Gericht eingegangen ist, tritt die hemmende Wirkung auf die Verjährung ein.
3. Sie erhalten eine Zahlungsaufforderung für die Mahngebühr. Sobald diese bezahlt ist, tritt das Gericht in Aktion und stellt den Mahnbescheid Ihrem Mieter zu.
4. Dieser hat nun 14 Tage Zeit, um darauf zu reagieren. Er kann
   - die Forderung akzeptieren und die Nachzahlung leisten.
   - innerhalb der Frist Widerspruch einlegen. Als Vermieter bleibt Ihnen dann nur der Klageweg, um Ihre Forderung durchzusetzen.
   - die Frist verstreichen lassen, indem er nicht oder zu spät reagiert. In diesem Fall geht das Mahnverfahren weiter:
5. Vom Gericht erhalten Sie einen Vollstreckungsbescheid, mit dem Sie einen Gerichtsvollzieher beauftragen können. Dieser treibt den fälligen Betrag von Ihrem Mieter ein.

Enthält die Betriebskostenabrechnung formale Fehler (z. B. einen Abrechnungszeitraum über 14 Monate), ist sie ungültig. Dementsprechend spielt die Verjährung keine Rolle, denn Ihr Mieter muss eventuelle Nachforderungen ohnehin nicht bezahlen. Korrigieren dürfen Sie die Abrechnung nur innerhalb der Abgabefrist (12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums).

Für eine inhaltlich fehlerhafte Nebenkostenabrechnung gilt die übliche Verjährungsfrist – solange Ihr Mieter nicht Widerspruch einlegt und damit Hemmung oder Neubeginn auslöst. Ausschlaggebend ist das Datum der Abrechnung: Zum Ablauf desselben Jahres beginnt die dreijährige Verjährungsfrist.

Beachten Sie: Einspruch gegen eine inhaltlich fehlerhafte Nebenkostenabrechnung darf Ihr Mieter nur innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt einlegen. Tut er das nicht, müssen Sie keine Korrektur vornehmen. Nachzahlungen können Sie dann notfalls einklagen.

Wenn Ihr Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr entspricht, hat eine Korrektur keinen Einfluss auf die Verjährungsfrist: Da Sie nur innerhalb der Abrechnungsfrist korrigieren dürfen, beginnt die Verjährungsfrist für die Betriebskosten immer zum Jahresende.

Auswirkungen können sich jedoch ergeben, wenn Ihre Abrechnungsperiode nicht dem Kalenderjahr entspricht und zwischen Erstellung und Korrektur der Jahreswechsel liegt. Meist ist eine Korrektur von inhaltlichen Fehlern unerheblich für die Verjährung; es gilt das ursprüngliche Erstellungsdatum. Bei formalen Fehlern hingegen ist die erste Version ohnehin ungültig. Es gilt dann das neuere Erstellungsdatum. Die Verjährungsfrist für die Mietnebenkostenabrechnung beginnt somit erst ein Jahr später.