Betriebskostenvorauszahlung – Das sollten Vermieter wissen

Die Betriebskostenvorauszahlung ist eine Abschlagszahlung, die Mieter zusätzlich zur Kaltmiete entrichten. Sie deckt die laufenden Kosten ab, die rund um das Mietobjekt durch bestimmungsgemäßen Gebrauch entstehen. Das sind z. B. Kosten für Gebäudereinigung, Müllabfuhr und den Verbrauch von Heizenergie und Wasser. Diese übernimmt zunächst der Vermieter, kann sie aber über die Betriebskostenvorauszahlungen auf die Mieter umlegen.

Wichtigste Fakten:

• Damit Vermieter Betriebskostenvorauszahlungen fordern können, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein.
• Betriebskostenvorauszahlungen verpflichten Vermieter zur jährlichen Abrechnung: In der Nebenkostenabrechnung werden die Vorauszahlungen den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt. Daraus können Guthaben oder Nachzahlungen entstehen.
• Die Rechtsgrundlage findet sich in § 556 und 560 BGB  und in der Betriebskostenverordnung.

Alternativ zur Betriebskostenvorauszahlung können Vermieter auch das Modell der Nebenkostenpauschale wählen. Mehr dazu finden Sie im Artikel „Betriebskostenpauschale“.

Die Betriebskostenvorauszahlungen umfassen üblicherweise verbrauchsabhängige Kosten (z. B. für Heizung und Wasser) und fixe Betriebskosten (z. B. für Gebäudeversicherung, Hausmeisterdienste und Grundsteuer).

Grundsätzlich gilt, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Findet sich hier ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung, dürfen die Vorauszahlungen alle dort angeführten Nebenkosten enthalten. Genaueres erfahren Sie im Artikel „Umlagefähige Nebenkosten“.
Nicht enthalten sind im klassischen Mietverhältnis meist Kosten für:

• Haushaltsstrom
• Internet
• Kabelanschluss

Auch Kosten, die gemäß der Betriebskostenverordnung Sache des Vermieters sind (z. B. für Reparaturen und Instandhaltung), dürfen nicht Bestandteil der Betriebskostenvorauszahlungen sein. Dazu zählen ebenfalls umlagefähige Kleinreparaturen.

Als Vermieter legen Sie die Höhe der Nebenkostenvorauszahlung selbst fest. Gesetzlich vorgegeben ist lediglich eine angemessene Höhe. Darüber hinaus gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: Sie brauchen bei Dienstleistungen nicht das günstigste Angebot zu wählen, doch überteuerte Preise muss Ihr Mieter nicht tolerieren.

Bei der Berechnung sollten Sie sich immer an Vergleichswerten orientieren. Dazu dienen:

• Nebenkostenabrechnungen der Vorjahre/des Vorbesitzers
• Abrechnungen von vergleichbaren Wohnungen
• Betriebskostenspiegel des Mieterschutzbunds: erscheint in regelmäßigen Abständen und enthält eine Übersicht über die durchschnittlichen Betriebskosten, die bundesweit und in den einzelnen Ländern anfallen

Beispiel: Im Jahr 2023 lagen laut dem Betriebskostenspiegel für NRW  die monatlichen Betriebskosten pro Quadratmeter bei 2,45 Euro. Für eine 65-Quadratmeter-Wohnung könnten Sie demnach ca. 160 Euro für die Betriebskostenvorauszahlungen ansetzen. Da jedoch ein Teil der Betriebskosten vom individuellen Verhalten der Mieter abhängt, handelt es sich – insbesondere bei erstmaliger Vermietung – immer um einen Schätzwert.

Wenn Sie sich am Betriebskostenspiegel orientieren, sollten Sie bei diesen Punkten besondere Beachtung widmen:

• Kosten, die bei Ihrer Immobilie nicht anfallen, sollten Sie herausrechnen (z. B. Gartenpflege, Aufzugswartung oder Treppenhausreinigung).
• Die Anzahl der Personen kann sich insbesondere auf Wasserverbrauch und Müllgebühren auswirken.
• Heizsystem, Gebäudezustand und Lage der Wohnung haben großen Einfluss auf die Heizkosten – laut Mieterbund lag die Spanne im Jahr 2023 zwischen 0,37 und 2,15 € pro Quadratmeter und Monat.
• Auch kommunale Gebühren (z. B. für Abwasser, Müllabfuhr und Grundsteuer) können erhebliche Abweichungen begründen. 

Sowohl Vermieter als auch Mieter dürfen eine Anpassung vornehmen – unter bestimmten Voraussetzungen sogar ohne Zustimmung der Gegenseite. Grundsätzlich gilt: Die Anpassung darf nicht per Mietvertrag ausgeschlossen sein. Darüber hinaus haben Sie für Erhöhung oder Senkung der Betriebskostenvorauszahlung mehrere Optionen:

• Einseitige Anpassung durch Vermieter oder Mieter: möglich, wenn eine vorliegende Betriebskostenabrechnung die Anpassung begründet
• Einvernehmliche Anpassung: ohne Betriebskostenabrechnung jederzeit möglich, sofern beide Parteien einverstanden sind
• Unterjährige Anpassung, wenn sich die Bewohnerzahl ändert: wenn z. B. zusätzliche Personen einziehen, ist eine Erhöhung möglich
• Unterjährige Anpassung bei neu entstandenen Betriebskosten: möglich, wenn der Mietvertrag eine Öffnungsklausel enthält (z. B. für die Umlage einer zusätzlichen Gebäudeversicherung oder wenn Sie erstmals Gartenpflege in Auftrag geben)
• Anpassung bei Mieterwechsel

Beachten Sie: Es ist nicht möglich, die Nebenkostenvorauszahlungen rückwirkend zu erhöhen. Stellt sich heraus, dass die Vorauszahlungen zu niedrig angesetzt sind, können Sie Nachforderungen nur mit der Nebenkostenabrechnung geltend machen.

Für die einvernehmliche Erhöhung oder Senkung reicht im Grunde schon ein persönliches Gespräch mit Ihren Mietern. Sicherheitshalber sollten Sie die Vereinbarung jedoch schriftlich festhalten.
Bei einer einseitigen Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung müssen hingegen einige Bedingungen erfüllt sein:

• Der einseitigen Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlungen muss immer eine Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen. Aus dieser muss sich eine Nachzahlung für den Mieter ergeben.
• Eine klar definierte Frist zum Erhöhen der Nebenkosten gibt es nicht; Sie können die Erhöhung zeitgleich mit der Nebenkostenabrechnung ankündigen, aber auch erst Monate später vornehmen.
• Es ist nicht erlaubt, ohne konkreten Grund vorausschauend (z. B. wegen steigender Energiekosten) die Nebenkosten zu erhöhen.
• Die Erhöhung muss angemessen sein, d. h. ein Zwölftel der Nachzahlung aus der letzten Abrechnung betragen. Eine darüber hinausgehende Erhöhung müssen Sie konkret begründen können, z. B. mit einer formell angekündigten Preiserhöhung des Energieversorgers.
• Im Vorfeld müssen Sie Ihren Mieter in Textform über die Erhöhung informieren.
• Sind all diese Bedingungen erfüllt, brauchen Sie keine Zustimmung des Mieters.
• Die höhere Bruttomiete gilt ab dem nächsten (§ 271 BGB) bzw. übernächsten Monat (§ 560 BGB). Aus rechtlicher Sicht ist beides möglich; im Ankündigungsschreiben sollten Sie sich auf eine Variante festlegen und eine konkrete Fälligkeit nennen.

Damit die Betriebskostenabrechnung zur Erhöhung der Nebenkosten dienen kann, muss sie inhaltlich und formal fehlerfrei sein. Allerdings ist unerheblich, ob sie den Mietern fristgerecht zugegangen ist. Pro Abrechnung darf nur eine Anpassung erfolgen.

Im Prinzip ja – durch eine regelmäßige Anpassung stellen Sie sicher, dass die Abschläge den tatsächlichen Kosten möglichst nahe kommen. Somit muss keine Seite in Vorleistung gehen oder nach Abrechnung auf einen Schlag eine erhebliche Summe aufbringen.
Ergeben sich aus der Nebenkostenabrechnung jedoch nur geringe Nachzahlungen, kann es sich für Vermieter lohnen, auf eine Erhöhung zu verzichten. Denn pro Abrechnung dürfen Sie die Vorauszahlungen nur einmal anpassen. Kommt es in den darauffolgenden zwölf Monaten zu einer Kostensteigerung – etwa, weil Energieversorger oder Kommunen ihre Preise bzw. Gebühren erhöhen –, können Sie diese nun an Ihre Mieter weitergeben: Die letzte Abrechnung dient als Grundlage, wenn zuvor keine Anpassung erfolgt ist.