Umlagefähige Nebenkosten: Praktische Übersicht

Ganz allgemein sind umlagefähige Nebenkosten (fast) alle Kosten, die bei bestimmungsgemäßem Gebrauch eines Mietobjekts regelmäßig anfallen. Als Vermieter können Sie diese Betriebskosten auf Ihre Mieter umlegen, wenn der Mietvertrag eine entsprechende Vereinbarung vorsieht. Dafür stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: die Umlage über Betriebskostenvorauszahlungen oder über eine Nebenkostenpauschale.

Welche Nebenkosten Vermieter auf ihre Mieter umlegen dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Gemäß § 2 dürfen Sie folgende Nebenkosten umlegen:

• Wasser: Verbrauch, Grundgebühren, Miete für Wasserzähler, Wartungs-, Eichungs- und Betriebskosten für hausinterne Technik (z. B. Wassermengenregler, Anlagen zur Wasserversorgung und -aufbereitung)
• Abwasser und Entwässerung: Kanalgebühren, Betriebskosten für die Entwässerungspumpe
• Heizkosten: je nach Heizungsart, z. B. Verbrauch und Lieferung von Brennstoffen, Kosten für Fernwärme, Strom für die Wärmepumpe, Wartungs-, Eichungs- und Betriebskosten der Heizungsanlage und Abgasanlage, Kosten für Verbrauchserfassung, Immissionsmessungen, ggf. anteilige CO2-Abgabe 
• Schornsteinreinigung sowie Kosten für Immissionsmessung, sofern nicht bereits über die Heizkosten erfasst
• Warmwasser je nach Aufbereitungsart: Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage, Kosten für eine gewerbliche Warmwasserlieferung oder Reinigung und Pflege von Warmwassergeräten
• Aufzug: z. B. Wartung, Überprüfung, Betriebsstrom, Notruf
• Beleuchtung und Allgemeinstrom von gemeinschaftlich genutzten Räumen/Flächen im Innen- und Außenbereich
• Kosten für Strom und Wartung für Gemeinschafts-Antennenanlagen oder Breitbandnetz-Verteileranlage
• gemeinschaftlich genutzte Einrichtung für Wäschepflege: z. B. Strom, Reinigung und Wartung für Waschmaschinen und Trockner
• Hausmeister oder Hauswart: Vergütung und Sozialbeiträge, wenn der Hausmeister umlagefähige Dienstleistungen durchführt; Tätigkeiten, die zur Instandhaltung und Verwaltung gehören, müssen anteilig herausgerechnet werden
• Gebäudereinigung: Kosten für die Reinigung von gemeinschaftlich genutzten Bereichen wie Flur, Treppenhaus, Eingang, Fahrradkeller und Waschküche
• Gartenpflege bzw. Pflege der gemeinschaftlich genutzten Außenbereiche: Lohn, Bewässerung, Wartung und Betrieb der Gartengeräte (z. B. Benzin für Rasenmäher)
• Winterdienst
• Straßenreinigung
• Gebühren für Müllabfuhr sowie Betriebskosten für hausinterne Anlagen (z. B. Müllschlucker)
• Grundsteuer
• Gebäudeversicherung, auch Zusatzbausteine gegen Elementarschäden sowie Glasversicherungen
• Grundbesitzerhaftpflicht
• weitere Gebäudehaftpflichtversicherungen, z. B. Öltankversicherung

Um diese Nebenkosten umzulegen, reicht ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag – z. B. mit einem Satz wie „Der Mieter trägt die Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung“. Eine vollständige Auflistung dieser Nebenkosten ist hingegen nicht erforderlich.

Gut zu wissen: Sobald Sie im Mietvertrag einzelne Betriebskosten auflisten (ausgenommen „sonstige Betriebskosten“), handelt es sich um eine abschließende Liste. Kosten, die hier nicht genannt werden, dürfen Sie dann auch nicht auf Ihre Mieter umlegen. Das gilt auch für Betriebskosten, die nachträglich hinzukommen.

Die Betriebskostenverordnung sieht mit § 2 Nr. 17 vor, dass Sie zusätzlich zu den genannten Betriebskosten bei Bedarf weitere Nebenkosten umlegen können. Natürlich müssen auch diese die Voraussetzungen gemäß § 1 (entstehen laufend durch bestimmungsgemäßen Gebrauch) erfüllen. Zu den sonstigen Nebenkosten zählen in der Praxis mitunter:

• Dachrinnenreinigung
• Wartung von Rauchmeldern und Feuerlöschern
• Wartung und Betrieb von Alarmanlagen und Feuermeldern
• Betriebskosten von Pool und/oder Sauna
• Pförtnerkosten (sofern erforderlich)
• regelmäßige Trinkwasseranalyse
• Wartung des Blitzableiters

Die Umlage dieser sonstigen Nebenkosten müssen Sie in der Regel individuell im Mietvertrag vereinbaren. Das geht z. B. mit einem Zusatz in Form von „Zusätzlich trägt der Mieter folgende sonstige Betriebskosten: …“. Der bloße Hinweis auf nicht näher spezifizierte sonstige Nebenkosten reicht nicht aus.

Nicht umlagefähige Nebenkosten sind – vereinfacht gesagt – Kosten, die unabhängig von den Mietern entstehen. Sie liegen in der Verantwortung des Hauseigentümers. Gemäß § 1 der Betriebskostenverordnung gehören zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten:

• Instandhaltungskosten: z. B. Dacherneuerung, Fassadenreinigung und -anstrich, Sanierungen (Handelt es sich hingegen um eine Modernisierung, können Sie die Kosten im Rahmen einer Modernisierungsmieterhöhung an die Mieter weitergeben.)
• Reparaturkosten, z. B. für den Tausch einer defekten Heizungsanlage, die Reinigung eines verstopften Rohrs oder Schönheitsreparaturen im Treppenhaus (Umlagefähige Kleinreparaturen dürfen Sie den Mietern gesondert in Rechnung stellen, nicht aber als Nebenkosten über die Betriebskostenabrechnung umlegen.)
• Kosten, die rund um die Neuvermietung entstehen: z. B. Personal für Besichtigung und Übergaben sowie Klingelschilder)
• Betriebskosten für leerstehende Wohnungen
• Anschaffungskosten: z. B. für Mülltonnen, Rauchmelder, Feuerlöscher, Gartengeräte
• weitere nur einmalig anfallende Kosten, z. B. für einmalige Schädlingsbekämpfung oder Neuanlage eines Gartens
• Miete für Rauchmelder
• Zinsen der Immobilienfinanzierung
• Grunderwerbssteuer
• Erschließungsbeiträge und Straßenausbaubeiträge
• alle Kosten rund um die Verwaltung der Immobilie: z. B. Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung, Porto, Mustermietverträge, Honorar für eine externe Hausverwaltung
• Kontoführungsgebühren
• Kosten für Steuerberatung sowie Anwalts- und Gerichtskosten
• Mitgliedsbeiträge für Vermietervereinigungen
• Rücklagen für die Instandhaltung
• alle nicht explizit umlagefähigen Versicherungen, z. B. Rechtschutzversicherung, Mietausfallversicherung und Hausratversicherung

Vermieter können umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten in der Steuererklärung angeben. Dies geschieht in der Anlage V (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung). Grundsätzliches:

• Nebenkosten, die Sie auf Ihre Mieter umlegen, müssen Sie in der Steuererklärung als Einkünfte aus Vermietung angeben.
• Das betrifft auch Nachzahlungen oder Guthaben, die sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben. Sie erhöhen bzw. senken Ihre Einnahmen in dem Jahr, in dem Sie sie erhalten (unabhängig vom eigentlichen Abrechnungszeitraum).
• Da Sie die Nebenkostenvorauszahlungen „einnehmen“ und damit versteuern müssen, können Sie die tatsächlich angefallenen Kosten im Gegenzug als Ausgaben von der Steuer absetzen.
• Auch die meisten nicht umlagefähigen Betriebskosten sind als Ausgaben absetzbar. Hierzu zählen u. a. Neuanschaffungen, Reparaturen, Finanzierungskosten, Verwaltungskosten und Kosten für die Neuvermietung.

Tipp: Das Steuerrecht für Vermieter kann mitunter sehr komplex sein. Beim Verband Wohneigentum NRW erhalten Mitglieder kostenlose Beratung bei steuerlichen Fragen rund um die eigene Immobilie. Übrigens: Den Mitgliedsbeitrag können Vermieter auch von der Steuer absetzen!