NRW
Der zeitliche Rahmen bei der Nebenkostenabrechnung ist gesetzlich klar abgesteckt: Vermieter müssen die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach dem Ende des Abrechnungszeitraums erstellen. Doch es gibt noch weitere wichtige Fristen, die private Vermieter kennen sollten.
© anggi wibisono – stock.adobe.comDie wichtigste Frist bei der Nebenkostenabrechnung betrifft den Zeitraum, innerhalb dessen ein Vermieter die jährliche Abrechnung erstellen muss. Diese Abrechnungsfrist beträgt 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode. Innerhalb dieser Frist muss die Nebenkostenabrechnung den Mietern zugehen.
Gut zu wissen: In vielen Fällen entspricht der Abrechnungszeitraum einem Kalenderjahr. Das ist jedoch nicht vorgeschrieben; Bedingung ist nur, dass es 12 Monate sind. Somit wäre z. B. auch eine Abrechnungsperiode von September bis August möglich.
Beispiel:
Gesetzlich verankert ist diese Frist in § 556 BGB. Da es sich um eine Ausschlussfrist handelt, ist eine Fristverlängerung nicht möglich.
Tipp: Erstellen und versenden Sie Ihre Nebenkostenabrechnung möglichst früh. So bleibt Ihnen vor Ablauf der Frist genügend Zeit für eventuelle Korrekturen. Zudem liegt die Beweislast für die rechtzeitige Zustellung beim Vermieter: Im Zweifelsfall müssen Sie nachweisen, dass Sie die Nebenkostenabrechnung fristgerecht versendet haben (z. B. mit Einschreiben, Empfangsbestätigung oder Zeitstempel bei Mailversand).
Bei einem Auszug gelten normalerweise die üblichen Fristen. Zieht Ihr Mieter während des Jahres aus, beträgt der Abrechnungszeitraum üblicherweise trotzdem volle 12 Monate; die Nebenkosten werden dann anteilig auf den Vor- und Nachmieter (bei Leerstand: auf den Vermieter) umgelegt. Stichtag ist das Ende des Mietverhältnisses gemäß Kündigungsfrist, nicht das Auszugsdatum.
Theoretisch können Sie auch eine Zwischenabrechnung erstellen. Beispiel: Ihr Mieter kündigt zum 31. Juli, Sie fertigen eine Zwischenabrechnung über sieben Monate an. Diese Variante ist freiwillig und meistens mit erhöhtem Aufwand verbunden; Ihr Mieter hat keinen Anspruch auf eine vorzeitige Betriebskostenabrechnung.
Vorsicht: Nach beendetem Mietverhältnis kann Ihr Mieter unter Umständen geleistete Betriebskostenvorauszahlungen zurückfordern, wenn Sie nicht innerhalb der Frist eine Nebenkostenabrechnung erstellen.
In diesem Fall verlieren Vermieter ihre Ansprüche: Nach Ablauf der Frist dürfen Mieter die Nachzahlung verweigern. Zugleich dürfen Mieter weiterhin auf die Auszahlung von Guthaben bestehen – und zwar weitere drei Jahre lang. So ist es möglich, dass Mieter z. B. 2 Jahre keine Nebenkostenabrechnung bekommen. Konsequenzen für den Vermieter ergeben sich erst, wenn der Mieter reagiert und eine Abrechnung verlangt.
Gut zu wissen: Mieter können Ihr Recht auf eine Abrechnung gegebenenfalls mit einer Klage durchsetzen. Zudem haben sie im laufenden Mietverhältnis ein Zurückbehaltungsrecht. Das bedeutet, sie dürfen nach vorheriger Aufforderung und Fristsetzung die Betriebskostenvorauszahlungen einstellen. Allerdings müssen sie zurückbehaltene Beträge nachzahlen, sobald ihnen die Nebenkostenabrechnung vorliegt.
Die 12-Monats-Frist soll es Ihnen als Vermieter ermöglichen, alle Belege zusammenzutragen und ggf. Dienstleister zu kontaktieren. Doch genau da kann es zu Verzögerungen kommen, beispielsweise so:
In diesen Fällen ist die Verzögerung nicht auf Ihr Verschulden zurückzuführen. Sie können sich in der Nebenkostenabrechnung die Nachberechnung einzelner Kostenpunkte vorbehalten.
Es gilt jedoch eine weitere Frist: Spätestens drei Monate nach Wegfall des Hinderungsgrundes muss Ihr Mieter die Nebenkostenabrechnung bekommen. Zudem müssen Sie beweisen können, dass Sie die Verspätung nicht selbst verschuldet haben.
Vorsicht: Eine verspätete Betriebskostenabrechnung durch die Hausverwaltung zählt nicht als unverschuldete Verzögerung, da Sie für Versäumnisse Ihrer Dienstleister haften.
Haben Sie eine gültige Mietnebenkostenabrechnung innerhalb der Frist erstellt, entstehen nun neue Fristen. Sie betreffen Vermieter und Mieter gleichermaßen. Eine Übersicht:
Frist für Ansprüche auf Zahlungen (allgemeine Verjährungsfrist)
Zahlungsfrist für Nachzahlungen
Widerspruchsfrist
Zahlungsfrist für Guthaben
Korrekturfrist bei fehlerhafter Abrechnung
Aufbewahrungsfrist für Belege
Gut zu wissen: Auch hier gilt die Sonderregelung für Sonn- und Feiertage: Der Fristablauf verschiebt sich auf den nächsten Werktag, wenn er auf einen Sonntag oder gesetzlichen Feiertag fällt.
Vermieter und Mieter haben 3 Jahre nach Ende der Abrechnungsfrist Ansprüche auf Nachzahlungen bzw. Auszahlung eines Guthabens.
Frist verstrichen – Was nun?
Dieser Fristablauf ist endgültig. Wurden Ansprüche nicht innerhalb der Frist durchgesetzt, verfallen sie; Vermieter und Mieter dürfen Zahlungen folglich verweigern. Ausnahme: Verhandlungen über die Nebenkostenabrechnung sowie gerichtliche Verfahren führen zur Hemmung und verschieben den Fristablauf.
Die Frist für die Nachzahlung nach der Nebenkostenabrechnung beträgt regulär 30 Tage. So lange haben Mieter Zeit, die geforderte Nachzahlung zu leisten – und zwar unabhängig von einem Widerspruch, den sie zeitgleich oder im Nachhinein einlegen.
Für Vermieter gilt dieselbe Frist zur Fälligkeit: Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben, müssen Sie dieses innerhalb von 30 Tagen dem Mieter überweisen.
Beispiel:
Darüber hinaus können Sie im Begleitschreiben zur Nebenkostenabrechnung auch eine kürzere Zahlungsfrist, z. B. von 14 Tagen, setzen.
Frist verstrichen: Was nun?
Hat Ihr Mieter die Nachzahlung nicht innerhalb der Frist beglichen, gerät er in Zahlungsverzug. Voraussetzung: Sie müssen in der Nebenkostenabrechnung auf diese Konsequenzen hinweisen, ansonsten tritt der Verzug erst nach einer separaten Mahnung ein. Mögliche Konsequenzen sind unter anderem Verzugszinsen, Kündigung und Klage.
Versäumt der Vermieter die Auszahlung eines Guthabens, kann auch der Mieter Verzugszinsen verlangen und die Zahlung notfalls einklagen.
Die Einspruchsfrist beträgt 12 Monate ab dem Tag, an dem die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zugeht. Innerhalb dieser Frist kann der Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen und bei Fehlern oder Unvollständigkeit anfechten. Wenn die Nebenkostenabrechnung formale Fehler (z. B. falscher Abrechnungszeitraum) enthält, beginnt nach einer fristgerechten Korrektur die Widerspruchsfrist erneut.
Übrigens: Ein klassischer Fehler ist die Abrechnung von nicht umlagefähigen Nebenkosten oder ein falscher Verteilerschlüssel. Welche Posten Sie wie über die Betriebskostenabrechnung umlegen können, haben wir separat für Sie zusammengefasst.
Frist verstrichen: Was nun?
Lässt Ihr Mieter die Widerspruchsfrist tatenlos verstreichen, hat er sein Recht auf Einspruch verwirkt. Die Nebenkostenabrechnung gilt. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass der Mieter zu viel gezahlt hat, kann er den Betrag nicht mehr zurückfordern. Ausnahme: Der Mieter hat die Verzögerung nicht zu vertreten, z. B. wenn der Vermieter die Belegeinsicht verweigert/verzögert oder falsche Auskünfte gibt.
Die Korrekturfrist ist identisch mit der Abrechnungsfrist: nämlich 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Nur innerhalb dieser Zeit dürfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung korrigieren – unabhängig davon, ob Ihr Mieter Widerspruch eingelegt hat oder Sie selbst einen Fehler entdeckt haben.
Das gilt auch, wenn Sie bereits eine Betriebskostenabrechnung verschickt haben und der Mieter Nachzahlungen geleistet hat. Für Differenzen bei Nachzahlungen bzw. Guthaben gilt wiederum eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.
Gut zu wissen: Weder ein Widerspruch seitens des Mieters noch eine nachträgliche Korrektur verlängern diese Frist.
Frist verstrichen – Was nun?
Nach Ablauf dieser Frist dürfen Sie die Mietnebenkostenabrechnung nicht mehr zu Ihren Gunsten korrigieren (= eine weitere/höhere Nachzahlung fordern). Ausnahme: Sie haben den Fehler in der Nebenkostenabrechnung nicht selbst verschuldet. Auf Verlangen des Mieters müssen Sie jedoch auch nach Fristablauf eine Korrektur nach unten vornehmen – und zwar innerhalb seiner Widerspruchsfrist.
Mieter dürfen Belege einsehen, um die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung zu prüfen und ggf. Widerspruch einzulegen. Daraus ergibt sich, dass Sie die Belege mindestens während der Widerspruchsfrist – 12 Monate nach Zugang der Abrechnung – aufbewahren müssen. Generell ist es ratsam, die Unterlagen bis zum Ablauf der Verjährungsfrist aufzubewahren.
In diesem Beispiel entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr: Er reicht vom 01.01. bis 31.12.2025. Folgende Fristen gelten:
