Was Vermieter über Werbungskosten wissen sollten

Abzugsfähige Werbungskosten für Vermieter umfassen die meisten Ausgaben, die in Zusammenhang mit einer Vermietung entstehen. Dazu zählen im Wesentlichen die Anschaffungskosten und laufende Kosten. Diese Werbungskosten können sie von Ihren Vermietungseinkünften abziehen, indem Sie sie in der Steuererklärung angeben.

Generell unterscheidet man zwischen verschiedenen Abzugsarten:

1. Sofortiger Abzug der gesamten Summe im Jahr der Ausgabe: z. B. Verwaltungskosten (Telefon, Porto, Büromaterial), Ausgaben für die Mietersuche, Fahrtkosten, Anschaffungskosten für Ausstattung und Ersatzteile bis 800 € netto pro Objekt
2. Gebäude-AfA (Absetzung für Abnutzung über die Nutzungsdauer des Gebäudes): z. B. Kaufpreis bzw. Baukosten und (nachträgliche) Herstellungskosten
3. Abschreibung über mehrere Jahre: z. B. Anschaffung von Gegenständen für mehr als 800 € netto, Maßnahmen zur Erhaltung (freiwillig über bis zu fünf Jahre absetzbar)

Allerdings gilt: Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung reduzieren das zu versteuernde Einkommen – also den Betrag, der nach Abzug aller Ausgaben die Grundlage für die Steuerberechnung bildet. Sie wirken sich somit nicht 1:1 auf die Steuerhöhe aus, sondern nur indirekt.

Werbungskosten können Sie auch geltend machen, wenn Sie noch keine Einnahmen erzielen – etwa, wenn Sie ein neues Mietobjekt vor der ersten Vermietung zunächst renovieren. Ihre Ausgaben werden dann mit Ihren übrigen Einkünften verrechnet. Haben Sie im entsprechenden Jahr gar keine Einkünfte erzielt, bleibt der Verlust in den Folgejahren bestehen, bis verrechnungsfähige Einkünfte entstehen.

Abzugsfähige Werbungskosten bei Vermietung umfassen prinzipiell alle Ausgaben, die Ihnen durch oder für die Vermietung entstehen. So funktioniert der Steuerabzug im Detail:

Regulär wird die Nutzungsdauer eines Gebäudes für die Abschreibung mit 50 Jahren angesetzt (40 Jahre bei Baujahr bis 1924; 33 Jahre bei Baujahr ab 2023). Somit können Sie pro Jahr 2 Prozent des Kaufpreises (2,5 % bzw. 3 %) über die Gebäude-AfA abschreiben. Das bedeutet: Um den Kaufpreis in voller Höhe absetzen zu können, müssen Sie die Immobilie bis zu 50 Jahre lang behalten und vermieten.

Die Nutzungsdauer beginnt bei jedem Verkauf von Neuem. Bei einer Immobilie aus dem Jahr 1980 läuft die Abschreibung regulär bis 2030. Wenn Sie das Haus im Jahr 2027 erwerben, beginnt in diesem Jahr erneut die angenommene Nutzungsdauer von 50 Jahren.

Beispielrechnung:

Sie erwerben eine Mietwohnung aus dem Jahr 1985 für 180.000 Euro (inkl. Kaufnebenkosten; ohne Grundstückswert). Die Nutzungsdauer beträgt regulär 50 Jahre, die Abschreibungsquote somit 2 Prozent. Somit können Sie jedes Jahr 3.600 Euro (2 % von 180.000) von Ihren Vermietungseinkünften abziehen.

Absetzbar sind allerdings nur Kosten für das Gebäude, nicht für das zugehörige Grundstück. Eine gute Kaufpreisaufteilung ist daher wichtig.

Wenn Sie für Ihre Mietimmobilie einen Kredit aufnehmen, zählen Zinsen und Gebühren als Werbungskosten. Unerheblich ist, ob Sie damit die Anschaffung oder nachträgliche Baumaßnahmen finanzieren.

Zinsen können Sie in voller Höhe als Werbungskosten angeben (nicht aber die Tilgung). Zusätzlich abzugsfähig sind:

• Bereitstellungszinsen
• Kosten für den Eintrag der Grundschuld
• Disagio, meist bei einer Maximalhöhe von 5 % der Darlehenssumme und einer Zinsbindung von mindestens 5 Jahren
• Vorfälligkeitsentschädigung unter bestimmten Voraussetzungen, z. B., wenn Sie vor Laufzeitende eine Umschuldung vornehmen und die Immobilie weiterhin vermieten
• Kreditzinsen nach Verkauf der Immobilie, sofern der Verkaufserlös nicht zur Tilgung ausreicht

Voraussetzung ist, dass Sie die Geldmittel in direktem Zusammenhang mit der Vermietung verwenden. Insbesondere bei einer Teilvermietung müssen Sie sorgfältig trennen und dokumentieren, am besten mit separaten Konten.

Vorauszahlungen oder eine Pauschale für die Betriebskosten müssen Sie als Einnahmen in der Steuererklärung angeben. Im Gegenzug dürfen Sie diese umgelegten Nebenkosten als Werbungskosten wieder abziehen.

Aber auch nicht umgelegte Nebenkosten zählen für Vermieter als Werbungskosten. Dazu gehören z. B.:

• Beiträge zu nicht umlagefähigen Versicherungen, z. B. Mietausfall und Vermieter-Rechtschutz
• Verwaltungskosten, z. B. Kontoführungsgebühren, Beiträge zu Vermietervereinen, Reisekosten, Kosten für die Steuerberatung sowie für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung
• Bürokosten: Büromaterial, Telefonkosten, Porto etc. sowie Kosten für Arbeitszimmer oder Homeoffice-Tage

Wenn im Mietobjekt etwas kaputtgeht, können Sie die Reparaturkosten in voller Höhe als Werbungskosten angeben. Auch vorbeugende Maßnahmen zur Instandhaltung, also z. B. ein neuer Fassadenanstrich oder eine Neueindeckung des Daches, sind in der Regel sofort abzugsfähig. Keine Rolle spielt die Kostenhöhe, solange es sich bei den Maßnahmen um Erhaltungsaufwand handelt.

Bei besonders kostenintensiven Erhaltungsmaßnahmen können Sie den Abzug wahlweise auf bis zu fünf Jahre verteilen.

Vorsicht: Innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf gelten Erhaltungsaufwendungen als anschaffungsnahe Herstellungskosten, wenn die Kosten mehr als 15 Prozent der Anschaffungskosten erreichen. Die Ausgaben sind dann nur über die Gebäude-AfA abzugsfähig. Eine kluge Strategie kann steuerliche Vorteile bringen.

Auch wenn Sie größere Veränderungen am Gebäude vornehmen, sind die Kosten dafür abzugsfähig. Der Steuerabzug ist hier mitunter jedoch etwas komplizierter. Sobald die Immobilie erweitert oder der Gebrauchswert erhöht wird, schaut das Finanzamt genauer hin. Entscheidend ist, ob es sich bei den Maßnahmen um Erhaltungsaufwand (sofort abzugsfähig) oder nachträgliche Herstellung (Abzug über die Gebäude-AfA) handelt.

In den meisten Fällen ist es steuerlich günstiger, wenn Maßnahmen als Erhaltungsaufwand gelten und damit unmittelbaren Steuerabzug ermöglichen. Unterm Strich käme zwar bei beiden Varianten derselbe Abzug heraus – bei der Abschreibung aber teils erst nach mehreren Jahrzehnten. Das lohnt sich nur, wenn Sie die Immobilie auch so lange vermieten und Ihr Einkommen hoch genug ist.

Wenn Sie für die vermietete Immobilie Gegenstände erwerben, können Sie die Anschaffungskosten als Werbungskosten absetzen. Das betrifft sowohl die Ausstattung (z. B. Lampen, Spülmaschine, Armaturen) als auch Arbeitsmittel (z. B. Rasenmäher, Werkzeug, Büromaterial, Vermieter-Software).

Die Art des Steuerabzugs hängt vom Kaufpreis des jeweiligen Gegenstands ab:

• bis 800 Euro netto: Sie können den gesamten Betrag im Anschaffungsjahr als Werbungskosten absetzen. Die Grenze gilt pro Gegenstand.
• mehr als 800 Euro netto: Sie müssen den Kaufpreis über mehrere Jahre abschreiben. Ein Anhaltspunkt für die Abschreibungsdauer ist die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums (z. B. 10 Jahre bei einem Kühlschrank, 7 Jahre bei einer Spülmaschine).

Neben den bereits genannten Aufwendungen können Sie weitere Werbungskosten bei Ihrer Vermietung geltend machen, z. B.:

• Kosten für die Mietersuche, z. B. Maklergebühren und Kosten für Online-/Print-Anzeigen
• Kosten für die Erstellung eines Energieausweises
• Fachliteratur zu Themen rund um die Vermietung
• Beiträge zu Vermietervereinen
• 70 Prozent der Bewirtungskosten bei Besprechungen mit Ihren Mietern
• Anwalts- und Gerichtskosten bei Auseinandersetzungen mit Ihren Mietern
• Abfindungen an Ihre Mieter, wenn diese bei geplanter Sanierung vorzeitig die Wohnung räumen
• Kosten für eine Zwangsräumung

Prinzipiell gibt es keine Maximalhöhe bei den Werbungskosten. Sie dürfen alle abzugsfähigen Ausgaben in der tatsächlichen Höhe angeben (unter Berücksichtigung der Vorschriften zum Steuerabzug). Waren Ihre Kosten für das Mietobjekt höher als die Einnahmen, können Sie somit auch Verluste geltend machen.

Werbungskosten können Sie auch schon vor der eigentlichen Vermietung absetzen. Voraussetzung ist, dass Sie die Vermietungsabsicht nachweisen können. Das gelingt häufig durch Inserate oder einen Maklerauftrag, aber auch individuelle Umstände können die Absicht begründen (z. B., wenn Sie als selbstnutzender Hauseigentümer ein Mehrfamilienhaus erwerben).

Zu den absetzbaren, vorweggenommenen Werbungskosten zählen zunächst alle Kosten, die ohnehin abzugsfähig sind, etwa für Finanzierung, Renovierung und Betriebskosten sowie die Gebäude-AfA. Darüber hinaus auch:

• Fahrtkosten zu Besichtigungsterminen, wenn Sie ein Mietobjekt kaufen wollen: Kommt der Kauf zustande, zählen die Fahrkosten zu den Anschaffungskosten; ansonsten zu den sofort abzugsfähigen Werbungskosten
• Kosten für Suchanzeigen
• Kosten für Kommunikation und Besichtigungen mit Mietinteressenten

Wenn Sie die Vermietertätigkeit aufgeben, können Sie bestimmte Ausgaben nachträglich noch geltend machen. Zu diesen nachträglichen Werbungskosten zählen:

• Kosten für die Beseitigung von Schäden, die Ihre Mieter hinterlassen haben
• Bei Verkauf der Immobilie: Zinsen aus einer Finanzierung, wenn der Verkaufserlös nicht zur Tilgung ausreicht

Davon abgesehen gilt: Kosten, die in Zusammenhang mit dem Verkauf einer vermieteten Immobilie stehen, sind in der Regel keine Werbungskosten. Das gilt unter anderem für die Maklerprovision, Fahrtkosten für Besichtigungstermine und Inseratskosten. Diese Ausgaben können Sie allerdings geltend machen, wenn Sie für den Verkauf Spekulationssteuer zahlen müssen.

Keine Werbungskosten für Vermieter sind Ausgaben, die keinen wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Vermietung haben. Das sind beispielsweise:

• Ausgaben für den selbstgenutzten Teil bei Teilvermietung
• Gegenwert von Eigenleistungen, z. B. wenn Sie selbst die Gartenpflege übernehmen (tatsächliche Kosten für Gartengeräte, Grünschnittentsorgung etc. sind hingegen absetzbar)
• Erhaltungsrücklage in der Eigentümergemeinschaft, solange davon noch keine Maßnahmen bezahlt wurden
• Schenkungs- oder Erbschaftssteuer, die beim unentgeltlichen Immobilienerwerb anfällt
• Maßnahmen zur Erhaltung/Modernisierung, wenn sie zur anschließenden Selbstnutzung der Immobilie gedacht sind (auch, wenn sie noch während der Vermietung stattfinden)

Weitere nicht abzugsfähige Kosten finden auch in unserer Werbungskosten-Checkliste für Vermieter.

Ihr Mieter meldet einen defekten Wasserhahn in der Wohnung. Vor Ort prüfen Sie den Mangel, dann besorgen Sie im Baumarkt das passende Ersatzteil sowie eine Rohrzange und beheben den Schaden anschließend selbst. Absetzen können Sie:

• Fahrtkosten: von Ihrer Wohnung zum Mietobjekt (hin und zurück) sowie vom Mietobjekt zum Baumarkt (hin und zurück)
• Anschaffungskosten für das Ersatzteil
• Anschaffungskosten für die Rohrzange (anteilig, wenn Sie diese auch für Ihre eigene Wohnung nutzen)

Ausgaben für eine vermietete Immobilie tragen Sie in der Anlage V unter dem Punkt „Werbungskosten“ ein. Gemäß dem Abflussprinzip geben Sie nur die Kosten an, die Ihnen im betroffenen Steuerjahr entstanden sind.

Beispiel: Sie lassen im November 2026 das Bad in Ihrer Mietwohnung renovieren. Die Rechnung erhalten Sie im Dezember, aber die Überweisung tätigen Sie erst im Januar 2027. Somit zählen die Ausgaben für das Steuerjahr 2027 als Werbungskosten.

Tipp: Auf der Internetseite der Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen finden Sie eine ausführliche Anleitung und weiterführende Tipps.

Belege müssen Sie bei den Werbungskosten für Vermietung und Verpachtung nicht zusätzlich einreichen. Diese kann das Finanzamt jedoch bei Bedarf nachfordern, um Ihre Angaben zu überprüfen.